Managementul sedintelor

(1 voturi)

       Cat timp petreceti in sedinte zilnic?

       Aveti impresia ca de multe ori pierdeti timpul?

       Ati terminat sedinte cu sentimentul ca nu v-ati atins scopul?

 

Traim intr-o lume a sedintelor unde oamenii se intalnesc pentru a rezolva probleme, a lua decizii, a obtine informatii, a planifica evenimente. Motivele pentru care se tin sedintele sunt la fel de numeroase ca si minutele petrecute zilnic in sedinte. Cercetarile arata ca oamenii petrec mai mult de 1 an din viata in sedinte.

Majoritatea oamenilor au devenit alergici la sedinte. De ce? Deoarece sedintele intrerup activitatile curente, dureaza prea mult, nu au agende clare, nu sunt conduse eficient.

In acest program participantii vor invata sa palnifice, organizeze si sa conduca sedinte productive prin pregatirea unei sedinte, contruirea agendei, incurajarea participarii, controlul comportamentelor neproductive si dezvoltarea unui plan de actiune.

                        

Obiective

La sfarsitul programului participantii vor:

      Invata cum sa conduca o intalnire pentru a stimula participarea si a obtine rezultatele dorite.

      Dezvolta un plan de actiune pentru a face sedintele eficiente

 

Tematici

       Planificarea sedintei

• Cum decid daca o intalnire este necesara
• Cum structurez agenda unei intalniri pentru a acoperii cele mai importante teme

       Deschiderea sedintei

• Cum creez o atmosfera care sa-i faca pe partticpanti confortabili

       Facilitarea sedintei

• Cum informez oamenii folosind eficient comunicarea verbala si nonverbala
• Cum ii tin pe participanti concentrati pe agenda, fara a face devieri de la subiect
• Cum folosesc
• Cum ofer posibilitatea tuturor sa participe la intalnire
• Cum scot de la participanti cele mai bune idei
• Cum identific si proiritizez cele mai bune solutii
• Cum gestionez situatiile dificile

       Incheierea sedintei

• Cum construiesc consens si trec la un plan de actiune
• Urmarirea actiunilor

       Roluri intr-o intalnire

       Pozitiv

       Critic

       Creativ

       Rational

       Informativ

       Intuitiv 

       Folosirea rolurilor functie de obiectivul dorit

 

 

Durtata: 2 zile

 

 

Structura program

 

Activitate	Durata	Metoda	Observatii
Introducere	20	Prezentare	Se vor prezenta obiectivele programului.
Experienta personala in sedinte	30	Icebreaker	In grupuri de cate 4 participantii vor discuta raspunzand la intrebarile: Ce timp de sedinte conduci? Ce este eficient la sedintele tale? Ce anume este ineficient in sedintele tale? Care sunt cauzele ineficientei? Care este lucrul pe care vrei sa-l obti urmare a acestui curs.
Beneficiile si costurile sedintelor	10	Brainstorming	In aceleasi echipe participantii vor identifica beneficiile si costurile sedintelor. Rezultatele se vor ierarhiza si se vor prezenta doar primele 3.
Evaluare	10	Invatare directionata	Participantii vor revedea felul in care au lucrat in echipa analizand procesul si continutul.
Cei 5 factori de succes ai unei sedinte	15	Prezentare,discutii	Grupul va discuta pe marginea celor 5 factori de succes ai unei sedinte.
Planificarea sedintelor	80	Discutii, prezentare, exercitiu individual	Se vor trece in revista cei noua pasi de planificare a sedintelor.
Cum incepi o sedinta	55	Demonstratie, role play, exercitiu individual	Se vor exersa modalitati de incepere a unei sedinte pe diverse teme.
Inchiderea sedintei	35	Demonstratie, exercitiu individual	Se vor trece in revista cei 5 pasi incheiere ai unei sedinte.
Cum se face minuta unei sedinte	90	Role play	Participantii vor exersa realizarea minuta unei sedinte.
Ziua 2
Test recapitulativ	30	Test	Participantii vor fi evaluati pe baza unui test decunostinte.
Roluri in cadrul sedintelor	40	Prezentare, discutii	Se vor trece in revista 6 roluri si stiluri de gandire pe care le putem juca in cadrul sedintelor.
Facilitarea  unor sesiuni de  sedinte	120	Prezentare, discutii	Participantii vor trece in revista metode si tehnici de facilitare a unei intalniri. Se vor exersa si roluri pe care le putem avea in inalniri astfel incat acestea sa duca la eficienta.
Organizarea de sedinte	140	Studii de caz, role play, feedback	Participantii vor fi impartiti in 2 grupe care vor avea studii de caz diferite. Fiecare echipa va realiza agenda intalnirii si va facilita intalnirea, folosind ceallalta echipa pe post de participanti la sedinta.
Test final	30	Test	Participantii vor fi evaluati pe baza unui test decunostinte.
Evaluare program	10	Chestionar	Se va evalua programul de catre participanti.