Managementul proiectelor
(3 voturi)

Printeaza acest articol Email This Post 6,482 vizualizari

In mod traditional un proiect este definit ca fiind: “un efort temporar intreprins cu scopul de a crea in mod nerepetitiv un produs sau serviciu”. Proiectele reprezinta un mijloc de a raspunde acelor solicitari care nu pot fi adresate in cadrul cursului operational normal al unei organizatii. Proiectele pot fi intreprinse la toate nivelurile ierarhice si pot angaja echipe compuse din una sau mai multe structuri ale organizatiei pe durate de timp care pot varia de la cateva luni la cativa ani. Intr-o societate in care schimbarea este cuvantul de ordine, modul eficient prin care o organizatie rezista pe piata este de a implementa proiecte de succes.

Office 2010 student

 

Programul se adreseaza managerilor de proiect si participantilor in proiecte.

 

Cele 2 zile ale programului imbina abordarea structurata a fiecarei etape a unui proiect cu exemple concrete, exercitii interactive si lucru in echipa.

Cursul combina materialele de managementul proiectelor cu instrumente folosite in mod curent in aceasta activitate, are ca finalitate inminarea unui set de instrumente de managementul proiectelor ce pot fi folosite de participanti imediat in organizatie.

 

Scopul cursului de Managementul Proiectelor poate fi rezumat astfel:

  • Oferirea unei abordari unice si structurate oricarui proiect
  • Furnizarea instrumentelor, metodelor si formularelor standard utilizate in cadrul proiectelor
  • Oferirea transparentei cu privire la managementul proiectelor in organizatia d-voastra
  • Furnizarea unui punct de referinta pentru oricine este interesat de initierea si/sau managementul proiectelor
  • Optimizarea planificarii si utilizarii resurselor aferente proiectelor
  • Asigurarea derularii si controlul proiectelor intr-o maniera standard in masura sa produca schimbarile solicitate.

 

Continutul cursului:

–          Definire proiect; tipuri de proiecte;

–          Principii in managementul proiectului;

–          Roluri si responsanbilitati ale Managerului de Proiect, ale proprietarului de proiect, Sponsorului, Coordonatorului de echipa proiect, Coordonatorului de resurse, Resursei pe proiect etc;

–     Flux si proceduri utilizate in Project Management:

  1. Initierea proiectului:
    • colectare idei;
    • definire propunere de proiect;
    • aprobare/respingere propunere de proiect;      
  2. Investigare:
  • Studiu de fezabilitate;
  • Prioritizare proiect;
  • Aprobare studiu de fezabilitate;
  • Analiza;
  • Design;
  • Dezvoltarea;
  • Etapa de testare;
  • Intrarea in productie;
  1. Lansarea proiectului
  2. Implementarea proiectului:
  1. Inchiderea si evaluarea proiectului;

 

–    Formulare si templaturi utilizate in project management;

–    Rezolvarea problemelor, riscurilor, solicitarilor de schimbare pe proiect;

 

 

ActivitateDurataMetodaObservatii
Ziua I   
Activitati de deschidere40IcebreakerParticipantii vor prezenta: proiecte incheiate in organizatie, proiecte mari, proiecte mici.
Faza de Initiere  In Project Management
Definitia unui proiect, Modelul matricial10Exercitiu inductivIn ce consta un proiect si cum se diferentiaza de activitatile curente in cadrul unei organizatii
„Fazele proiectelor”10DiscutiiSe vor comenta ideile principale reiesite din materialul citit de participanti. Se prezinta diagrame vizuale cu fazele principale ale proiectelor
Rolurile si responsabilitatile principalilor „stakeholders” in cadrul proiectelor20Discutii,  BrainstormingSint prezentate pe scurt rolurile si reponsabilitatile pe care le indeplinesc  membrii echipei de proiect; Tool utilizat: Stakeholder analysis- si prezentarea unor strategii de influentare a stakeholderilor
Initiarea proiectului10DiscutiiSe prezinta fluxul pe care trebuie sa il urmeze o idee pentru a se transforma in proiect.
Definirea ariei de desfasurare a unui proiect10Tool-ri prezentate, exercitiu de grupIn-out of frame; 15 Words Chart; Exemple concrete de aplicare a acestor tool-ri si importanta definirii clare a scopului unui proiect
Mod de documentare a fazei de initiere a unui proiect15Discutii, Formulare utilizateFormularul Propunere de proiect; Studiul de fezabilitate- mod de completare a lor si relevanta din punct de vedere al unei organizatii; Centralizarea acestora intr-o baza de date sau raport accesibil managementului
Analiza cost- beneficiu30PrezentareNPV, ROI, IRR, Payback Period, Cash Flow, Break Even point;  Mod de aplicare a acestora in identificarea costurilor si a beneficiilor in cadrul proiectelor
Exemplu de initiere a unui proiect25Activitate experentialaParticipantilor li se va prezenta un model de documentare a unui proiect in faza de initiere: o actiune de Direct Mailing  pentru informarea clientilor asupra schimbarii sediului central al organizatiei
Intalniri efective20Discutii in grupMod de realizare a unor intalniri efective: minute, agenda, follow-up formulare utilizate in Project Management pentru documentarea intalnirilor.
Mod de realizare a planului de proiect30Discutii in grupRolul unui plan de proiect bine definit; exemplu de creare a unui plan de proiect folosind Microsoft Project-ul
Crearea WBS, precedentelor activitatilor, chart GANNT20Prezentare, discutii de grupExplicarea conceptelor si exemple de lucru
Reguli de aur in crearea unui plan de proiect10Activitate experentialaParticipantilor li vor prezenta cateva reguli de baza  de aplicat  in crearea planului de proiect
Drumul Critic in proiecte20Prezentare, discutii de grupCritical Path Method, Forward planning and Backward planning
Recapitulare a fazei de initiere a proiectului20Brainstorming, discutiiParticipantii vor trece in revista principalele componente ale acestei faze, tool-ri utilizate in definirea unui proiect, formulare utilizate si modul de construire aunui plan de proiect 
Stabilirea prioritatii unui proiect in cadrul organizatiei10Discutii, prezentarea unui tool de prioritizareIntroducerea notiunii de program management; Matricea de prioritizare a proiectului- determinarea scorului unui proiect
Revederea unui studiu de fezabilitate20BrainstormingFeed-back cu privire la modul de completare a informatiilor- se poate alege unul din studiile de fezabilitate completate de catre participanti
Faza de Lansare a Proiectului
Lansarea proiectului10PrezentareDecizia de deblocare a bugetului pentru un proiect si startarea proiectului; Fluxul pe care trebuie sa il urmeze un proiect aflat in faza de lansare in executie
Intalnirea de startare a proiectului (Kick Off meeting)5DiscutiiFormular utilizat in cadrul unei intalniri de initiere a proiectului
Completarea timesheet-ului pe sarcinile din proiecte20Discutii; prezentare pe calculator in cadrul unui Microsoft ProjectUtilizarea Microsoft Project-ului pentru completarea time-sheet-ului; Modele de tismesheet
Ziua a 2-a    
Recapitulare concepte din zilele anterioare30Discutii, PrezentareScopul este de a se recapitula si structura informatiile.
Studiu de caz20Activitate individualaPrezentarea unor fomulare cu agenda din prima zi de curs si completarea timesheet-lui cu timpul alocat afectiv pe fiecare task
Faza de Implementare a proiectului
Faza de implementare a unui proiect20Prezentare, un Studiu de cazPrezentarea subfazelor din cadrul fazei de implementare: analiza, design, dezvoltare, etapa de testare, intrarea in productie
Cerintele in proiecte20Prezentare, studiu de cazPreluarea cerintelor si ierarhizarea lor: instrumente implicand  metode SMART de prioritizare, analiza KANO
Analiza10Prezentare,BrainstormingParticipantii vor vedea un exemplu de specificatii functionale ce trebuie create in aceasta faza;
Analiza SWOT; Impact annalisys20Activitate experentialaPentru proiectul prezentat ca exemplu se va face o analziaa diverselor solutii cu scopul de a determina cea mai buna varianta; se urmareste incadrarea in conditiile stipulate in Studiul de Fezabilitate
Documentul de analiza a proiectului20WorkshopDiscutiiLi se va prezenta participantilor un document de analiza a proiectelor; Li se va cere completarea unuia pentru ideea de proiect la care au avut tema de gandire
Faza de Design a solutiei20PrezentareDocumentatie Design solutie pe proiect
Tehnici de generarea ideilor20Prezentare,lucru in echipe de 4Tool-ri prezentate: Written Brainstorming
Faza de dezvoltare a solutiei20PrezentareActualizare status proiect; Cooperarea intre membrii echipei in faza de dezvoltare; formulare utilizate cu status proiect: Raportul Saptamnal de Activitate
Activitate Individuala10Activitate individualaPe baza formularului de Weekly Status Report se completeaza de catre fiecare participant stadiul in care se afla propria activitate pentru ultima saptamana de lucru in cadrul ideii de proiect identificata anterior
Schimbarea, solicitari de schimbare in proiecte10Prezentare, discutiiFluxul in interiorul organizatiei privind rezolvarea solicitarilor de schimbare pe proiecte; Suport formularul de solicitare de schimbare si jurnalul solicitarilor de schimbare
Instrumentente utilizate in schimbare.30Prezentare, Lucru in grupeParticipantii vor invata sa utilizeze instrumentele de mai jos:Cause- effect/Fishbone Diagram- utilizata pentru determinarea cauzelor ce genereaza schimbarea si efectelor acestora;

5 Why’s si  Pareto Diagram utlizate pt ierarhizarea solictarilor de schimbare;

Elevator Speech

Pentru fiecare instrument invatat se vor face aplicatii pe situatia concreta a organizatiei.

Instrumentente utilizate in schimbare.20Prezentare, Lucru in grupeParticipantii vor invata sa utilizeze instrumentele de mai jos:Criteria Based Matrix- utilizata pentru priritizare de solutii de schimbare;

Shaping a common vision, etc

Pentru fiecare instrument invatat se vor face aplicatii pe situatia concreta a organizatiei.

Riscul si flux de tratare a riscurilor20Prezentare, discutiiFluxul in interiorul organizatiei privind rezolvarea riscurilor pe proiecte; Prioritizarea riscurilor; Suport formularul de risc si jurnalul de riscuri
Instrument utilizat in analiza de risc20Lucru in grupeMatricea de analiza a riscului: FMEA (Failure Mode and Effect Annalisys), modul de aplicare a acesteia pentru riscuri identificate pe initiativele de proiect determinate anterior; Expunerea la risc;
Problemele pe proiect si mod de tratare a problemelor10Prezentare, Lucru in grupeDiferentele intre problemele identificate pe proiect si riscuri, flux si mod de escaladare a problemelor: suport formularul de Probleme si Jurnalul de probleme
Studiu de caz10 Documentarea riscurilor, problemelor, schimbarilor  in cadrul unui  proiect reprezentativ: rezolutii  si flux
Faza de testare in proiecte20Discutii, PrezentarePrezentarea componenetelor ce alcatuiesc faza de testare
Tipuri de testare si ordinea realizarii acestora20Prezentare, discutiiDiferentele privind testarea functionala, integrata, de productie si stres/perfomanta; Scenarii de testare si  Rapoartele de testare;
Faza de testare pilot10Prezentare, Exemplu de test pilotRapoartele de testare din faza pilot  si rolurile echipei de proiect din faza pilot. Documentul de accpetanta
Faza de intrare in productie20Prezentare, discutiiPrezentarea fluxului din aceasta faza
Decizia de intrare in productie, accpetanta si tipuri de acceptanta20Prezentare, discutiiTipuri de acceptanta si relevanta lor pentru organizatie
Rapoartele periodice in cadrul proiectului20PrezentareRapoarte de evolutii saptamanale sau periodice pe proiect, mod de raportare si relevanta pentru organizatie
Studiu de caz30Lucru in grupeIndividual completarea unui Raport de Status pe o initiativa sau un proiect prestabilit
Alocarea resurselor in  Microsoft Project60Prezentare, discutiiSe vor prezenta tipurile de resurse implicate in proiecte, alocarea lor pe taskuri si modul de evolutie a project Planului;
Faza de inchidere si evaluare
Relevanta incheierii formale a unui proiect20Prezentare, discutiiRaportul de incheiere a unui proiect, efectuarea actualizarilor privind executia bugetara si flux de date interne
Rolul proprietarului proiectului incepand din momentul accepetarii raportului de incheiere a proiectului10Prezentare, discutiiSe prezinta principalele atrubutii ce revin acestuia odata ce proiectul este implementat
Fazele ulterioare incheierii unui proiect10Prezentare, discutiiFaza de mentenanta si service, mod de tratare a lucrurilor ramase nerezolvate, lectii invatate.
Recapitulare generala20Discutii