Loading ...
Eficienta in activitatea de asistent manager
(2 voturi)
(2 voturi)
6,339 vizualizariIn zilele noastre, activitatea de asistent manager se exercita in toate sistemele economico-sociale. Avand rol complementar pe langa posturile de conducere, un secretariat eficient potenteaza activitatea managementului.
Literatura de specialitate, privind managementul competitiv, considera ca utilizarea eficace a secretariatului, constituie o modalitate esentiala de amplificare a eficacitatii muncii manageriale.
Programul acesta se adreseaza receptionistelor, secretarelor si asistentelor de departament.
Metodele folosite sunt diverse: prezentari, jocuri de rol, studii de caz, situatii experientiale, lucru in echipa.
La sfarsitul cursului participantii:
- Vor cunoaste instrumente pentru o eficienta sporita
- Vor fi capabili sa rezolve situatiile complexe cu care se intalnesc si sa preia mai multe sarcini
- Vor aborda situatiile in mod asertiv
Iata ce veti invata:
- Consideratii generale. Intelegerea rolului pe care il ai in companie.
- Curente de opinie.
- Importanta meseriei de asistent manager.
- Rol.
- Contributia la organizarea rationala a acivitatii managementului
- Fisa postului:
- Cerinte si asteptari
- Aptitudini
- Elemente de planificare si organizare
- Formularea obiectivelor
- Organizarea activitatilor functie de importanta/urgenta
- Instrumente utilizate pentru eficientizarea activitatii
- Functiile secretariatului
- Functia de tratare a informatiilor
- Functia de documentare
- Functia de „filtru” si legatura
- Functia de asistare directa a managerului
- Functia de reprezentare
- Corespondenta
- Principiile corespondentei
- Corespondenta clasica – avantaje si dezavantaje
- Operatiuni cu corespondenta primita
- Operatiuni cu corespondenta expediata
- Birotica
- Aplicatii
- Beneficii
- Clasarea documentelor
- Mentinerea dosarelor
- Dosarul ca document viu
- Sisteme de indosariere
- Documente originale si contracte
- Informatia confidentiala
- Sedinte. Consfatuiri. Intalniri de lucru
- Agenda
- Minuta
- Elemente de protocol
- Rolul protocolului
- Eticheta
- Codul de imbracaminte in afaceri
- Organizarea meselor, cocktail-urilor si a receptiilor
- Calatoria de Afaceri
- Rezervarile
- Linii aeriene si cluburi
- Frequent Flyer
- Cazare si masa
- Pranzul de afaceri / Distractiile
- Feng Shui de birou
- Sfaturi pentru amenajarea spatiului de lucru
Structura program
| Activitate | Durata | Metode | Observatii |
Ziua 1 | |||
| Prezentarea obiectivelor, agenda, reguli de desfasurare, stabilirea obiectivelor participantilor | 10 | Prezentare | Se vor prezenta obiectivele programului si regulile de desfasurare. |
| Prezentare participanti, trainer, asteptari | 35 | Prezentare individuala | Participantii se vor prezenta cu urmatoarele detalii: firma, experienta in domeniu, asteptari . |
| Consideratii generale: notiunea de secretariat, abordare evolutiva. | 10 | Teorie | Scurta istorie asupra aparitiei meseriei de secretar si titulaturilor care au descris-o |
| Curente de opinie: discutie despre importanta meseriei de asistent manager. | 10 | BrainstormingDiscutie | Participantii vor discuta despre importanta activitatilor desfasurate de un asistent manager. |
| Rol: discutie despre rolul unei exercitat de asistent manager . | 10 | Discutie | Participantii vor urmari suportul de curs si vor discuta despre rolul pe care-l au in pozitia de asistent manager. |
| Fisa postului: posibile sarcini pe fisa postului, cerinte si asteptari din partea angajatorului, aptitudini | 15 | Prezentare pe suport de cursDiscutie | Participantii vor urmari suportul de curs si vor initia discutii pe baza experientelor avute. |
| Scurta incursiune in procesul de planificare si organizare: formularea obiectivelor, prioritizarea sarcinilor, istrumente de utilizat pentrru sporirea eficientei | 75 | PrezentareDiscutie de grupExercitii individuale Chestionare
| Participantii vor exersa formularea de obiective, pornind de la definitie; vor identifica elementele ce definesc importanta si urgenta; vor analiza „mancatorii de timp” proprii; vor identifica principii de completare a agendei |
| Functiile secretariatului: instructorul prezinta partea teoretica. | 15 | Participantii urmaresc suportul de curs. | Participantii vor urmari suportul de curs. |
| Functia de tratare a informatiei | 15 | Discutie de grup | Definirea notiunii de „informatie”, valorificarea informatiei (culegere, prelucrare, stocare). Comunicatie. Tratarea informatiei scrise |
| Corespondenta: Definitie, principii, corespondenta clasica, operatiuni | 60 | Prezentare teoretica | Se vor trece in revista tipurile de corespondenta, principiile corespondentei, modul de tratare a corespondentei primite / expediate. |
| Tratarea informatiei scrise | 10 | Prezentare teoretica | Se va prezenta modul de tratare a informatiei scrise si factorii de care depinde tratarea informatiei scrise |
| Activitati specifice | 15 | Discutie de grup | Se vor prezenta si analiza activitatile specifice de tratare a informatiei |
| Birotica | 20 | Prezentare teoretica | Definitie, aplicatii, beneficii |
| Traduceri | 15 | Discutie de grup | Activitati specifice, unelte, principii |
| Reproducerea documentelor(adrese, note interne, dari de seama, procese verbale, informari, rapoarte si referate) | 40 | Prezentare teoretica, joc de rol | Se vor prezenta modele de documente specifice secretariatului, iar cursantii vor exersa pe grupe reproducerea acestora. |
| Intrebari si raspunsuri | 25 | Raspunsuri individuale | Fiecare participant va raspunde la cate o intrebare referitoare la domeniul de activitate |
| Sumarul zilei | 10 | ||
Ziua 2 | |||
| Prezentarea agendei zilei si sumarul zilei precedente | 10 | Discutii de grup | Fiecare participant va prezenta subiectul cu cel mai mare impact asupra sa. |
| Functia de documentare | 5 | Prezentare teoretica | Se prezinta notiunile de „document” si „documentare”, iar participantii urmaresc suportul de curs |
| Activitatea de documentare la nivel de secretariat | 10 | Prezentare suport de curs | Se prezinta activitatea specifica de secretariat referitor la gestionarea documentelor. |
| Clasarea documentelor – cerinte generale, tipuri | 15 | PrezentareDiscutie de grup | |
| Surse de documentare | 10 | Prezentare pe suport de curs | Tipuri de documentare (interna si externa) |
| Gestionarea documentelor secrete | 10 | Discutie de grup | Confidetialitate, sfaturi, modalitati de prevenire a lucrurilor neplacute |
| Elemente de comunicare | 70 | PrezentareActivitate practica | Participantii vor putea identifica ponderea cuvintelor, a paralimbajului, a limbajului trupului in procesul de comunicare si vor putea trage concluzii legate de elementele care ne ajuta in comunicare |
| Profesionalism la telefon | 25 | Activitate practica | Cursantii impartiti in grupe vor emite o serie de reguli ce trebuie respectate in convorbirile telefonice si apoi vor discuta pe seama acestor reguli. |
| Functia de „filtru” si legatura | 30 | Discutie de grupJoc de rol | Se analizeaza stilul de management ale companiei, al sefului direct si principii utilizate pentru sporirea eficientei in exercitarea functiei de „filtru”Participantii vor exersa abilitatea de a spune „nu” |
| Functia de reprezentare | 10 | Dezbatere | Persoanele care ocupa postul de asistent manager reprezinta „cartea de vizita” a companiei in care lucreaza –discutii despre modalitatile in care realizeaza acest lucru |
| Elemente de protocol | 20 | Prezentare pe suport de curs | Sunt prezentate o serie de reguli de eticheta si un scurt ghid de bune maniere. Participantii urmaresc suportul de curs, pun intrebari si discuta pe marginea materialului prezentat. |
| Calatoria de afaceri – de la rezervare pana la decontarea cheltuielilor | 10 | TeorieActivitate practica | Participantii vor urmari suportul de curs si vor elabora o invitatie cu un anumit subiect. |
| Organizarea de evenimente | 15 | Prezentare teoretica | Pasii organizarii unui eveniment (mese, cocktail-uri, receptii, intalniri de afaceri) |
| Functia de asistare directa a managementului | 10 | Prezentare pe suport de curs | Explicarea termenului |
| Sedinte. Consfatuiri. Intalniri de lucruMinuta si rolul ei – instructorul prezinta partea teoretica | 25 | Prezentare pe suport de curs.Activitate practica | Participantii vor urmari sectiunea aceasta care se refera la tehnica in comunicare unde se vor enumera pasii necesari stabilirii unei sedinte si vor exersa intocmirea minutei sedintei |
| Patru pasi care te ajuta sa fii remarcabil in meserie | 60 | Film,AtelierDiscutii de grup | Identificarea modalitatilor de aplicare a celor patru concepte prezentate in film la locul de munca a fiecarui participant |
| Feng Shui de birou | 20 | Prezentare pe suport de curs | Sfaturi utile pentru amenajarea spatiului de lucru si discutii libere pe aceasta tema |
| Intrebari si raspunsuri | 20 | Raspunsuri individuale | Fiecare participant va raspunde la cate o intrebare referitoare la domeniul de activitate |
| Inchiderea sesiunii si completarea chestionarelor de evaluare | 15 | Chestionar | Participantii vor completa chestionarele de evaluare |