Eficienta in activitatea de asistent manager
(2 voturi)

Printeaza acest articol Email This Post 5,838 vizualizari

In zilele noastre, activitatea de asistent manager se exercita in toate sistemele economico-sociale. Avand rol complementar pe langa posturile de conducere, un secretariat eficient  potenteaza activitatea managementului.

windows 7 enterprise eng key

Literatura de specialitate, privind managementul competitiv, considera ca utilizarea eficace a secretariatului, constituie o modalitate esentiala de amplificare a eficacitatii muncii manageriale.

 

Programul acesta se adreseaza receptionistelor, secretarelor si asistentelor de departament.

 

Metodele folosite sunt diverse: prezentari, jocuri de rol, studii de caz, situatii experientiale, lucru in echipa.

 

La sfarsitul cursului participantii:

  • Vor cunoaste instrumente pentru o eficienta sporita
  • Vor fi capabili sa rezolve situatiile complexe cu care se intalnesc si sa preia mai multe sarcini
  • Vor aborda situatiile in mod asertiv

 

Iata ce veti invata:

  • Consideratii generale. Intelegerea rolului pe care il ai in companie.
  • Curente de opinie.
  •  Importanta meseriei de asistent manager.
  • Rol.
  • Contributia la organizarea rationala a acivitatii managementului
  • Fisa postului:
    • Cerinte si asteptari
    • Aptitudini
      • Elemente de planificare si organizare
      • Formularea obiectivelor
      • Organizarea activitatilor functie de importanta/urgenta
      • Instrumente utilizate pentru eficientizarea activitatii
  • Functiile secretariatului
    • Functia de tratare a informatiilor
    • Functia de documentare
    • Functia de „filtru” si legatura
    • Functia de asistare directa a managerului
    • Functia de reprezentare
  • Corespondenta
    • Principiile corespondentei
    • Corespondenta clasica –  avantaje si dezavantaje
    • Operatiuni cu corespondenta primita
    • Operatiuni cu corespondenta expediata
  • Birotica
    • Aplicatii
    • Beneficii
  • Clasarea documentelor
    • Mentinerea dosarelor
    • Dosarul ca document viu
    • Sisteme de indosariere
    • Documente originale si contracte
    • Informatia confidentiala
  • Sedinte. Consfatuiri. Intalniri de lucru
    • Agenda
    • Minuta
  • Elemente de protocol
    • Rolul protocolului
    • Eticheta
    • Codul de imbracaminte in afaceri
    • Organizarea meselor, cocktail-urilor si a receptiilor
  • Calatoria de Afaceri
    • Rezervarile
    • Linii aeriene si cluburi
    • Frequent Flyer
    • Cazare si masa
    • Pranzul de afaceri / Distractiile
  • Feng Shui de birou
    • Sfaturi pentru amenajarea spatiului de lucru

 

Structura program

 

Activitate Durata Metode Observatii

Ziua 1

      
Prezentarea obiectivelor, agenda, reguli de desfasurare, stabilirea obiectivelor participantilor 10 Prezentare Se vor prezenta obiectivele programului si regulile de desfasurare.
Prezentare participanti, trainer, asteptari 35 Prezentare individuala Participantii se vor prezenta cu urmatoarele detalii: firma, experienta in domeniu, asteptari .
Consideratii generale: notiunea de secretariat, abordare evolutiva. 10 Teorie  Scurta istorie asupra aparitiei meseriei de secretar si titulaturilor care au descris-o
Curente de opinie: discutie despre importanta meseriei de asistent manager. 10 BrainstormingDiscutie Participantii vor discuta despre importanta activitatilor desfasurate de un asistent manager. 
Rol: discutie despre rolul unei exercitat de asistent manager . 10 Discutie Participantii vor urmari suportul de curs si vor discuta despre rolul pe care-l au in pozitia de asistent manager.
Fisa postului: posibile sarcini pe fisa postului, cerinte si asteptari din partea angajatorului, aptitudini 15 Prezentare pe suport de cursDiscutie Participantii vor urmari suportul de curs si vor initia discutii pe baza experientelor avute.
Scurta incursiune in procesul de planificare si organizare: formularea obiectivelor, prioritizarea sarcinilor, istrumente de utilizat pentrru sporirea eficientei 75 PrezentareDiscutie de grupExercitii individuale

Chestionare

 

 Participantii vor exersa formularea de obiective, pornind de la definitie; vor identifica elementele ce definesc importanta si urgenta; vor analiza „mancatorii de timp” proprii; vor identifica principii de completare a agendei
Functiile secretariatului: instructorul prezinta partea teoretica. 15 Participantii urmaresc suportul de curs. Participantii vor urmari suportul de curs.
Functia de tratare a informatiei 15 Discutie de grup Definirea notiunii de „informatie”, valorificarea informatiei (culegere, prelucrare, stocare). Comunicatie. Tratarea informatiei scrise
Corespondenta: Definitie, principii, corespondenta clasica, operatiuni 60 Prezentare teoretica Se vor trece in revista tipurile de corespondenta, principiile corespondentei, modul de tratare a corespondentei primite / expediate.
Tratarea informatiei scrise 10 Prezentare teoretica Se va prezenta modul de tratare a informatiei scrise  si factorii de care depinde tratarea informatiei scrise
Activitati specifice 15 Discutie de grup Se vor prezenta si analiza activitatile specifice de tratare a informatiei
Birotica 20 Prezentare teoretica Definitie, aplicatii, beneficii
Traduceri 15 Discutie de grup Activitati specifice, unelte, principii
Reproducerea documentelor(adrese, note interne, dari de seama, procese verbale, informari, rapoarte si referate) 40 Prezentare teoretica, joc de rol Se vor prezenta modele de documente specifice secretariatului, iar cursantii vor exersa pe grupe reproducerea acestora.
Intrebari si raspunsuri 25 Raspunsuri individuale Fiecare participant va raspunde la cate o intrebare referitoare la domeniul de activitate
Sumarul zilei 10    

Ziua 2

      
Prezentarea agendei zilei si sumarul zilei precedente  10 Discutii de grup Fiecare participant va prezenta subiectul cu cel mai mare impact asupra sa.
Functia de documentare 5 Prezentare teoretica Se prezinta notiunile de „document” si „documentare”, iar participantii urmaresc suportul de curs
Activitatea de documentare la nivel de secretariat 10 Prezentare suport de curs Se  prezinta activitatea specifica de secretariat referitor la gestionarea documentelor.
Clasarea documentelor – cerinte generale, tipuri 15 PrezentareDiscutie de grup  
Surse de documentare 10 Prezentare pe suport de curs Tipuri de documentare (interna si externa)
Gestionarea documentelor secrete 10 Discutie de grup Confidetialitate, sfaturi, modalitati de prevenire a lucrurilor neplacute
Elemente de comunicare 70 PrezentareActivitate practica Participantii vor putea identifica ponderea cuvintelor, a paralimbajului, a limbajului trupului in procesul de comunicare si vor putea trage concluzii legate de elementele care ne ajuta in comunicare
Profesionalism la telefon 25  Activitate practica Cursantii impartiti in grupe vor emite o serie de reguli ce trebuie respectate in convorbirile telefonice si apoi vor discuta pe seama acestor reguli.
Functia de „filtru” si legatura 30 Discutie de grupJoc de rol  Se analizeaza stilul de management ale companiei, al sefului direct si principii utilizate pentru sporirea eficientei in exercitarea functiei de „filtru”Participantii vor exersa abilitatea de a spune „nu”
Functia de reprezentare 10 Dezbatere Persoanele care ocupa postul de asistent manager  reprezinta „cartea de vizita” a companiei in care lucreaza –discutii despre modalitatile in care realizeaza acest lucru
Elemente de protocol 20 Prezentare pe suport de curs Sunt prezentate o serie de reguli de eticheta si un scurt ghid de bune maniere. Participantii urmaresc suportul de curs, pun intrebari si discuta pe marginea materialului prezentat.
Calatoria de afaceri – de la rezervare pana la decontarea cheltuielilor 10 TeorieActivitate practica Participantii vor urmari suportul de curs si vor elabora o invitatie cu un anumit subiect.
Organizarea de evenimente 15  Prezentare teoretica Pasii organizarii unui eveniment (mese, cocktail-uri, receptii, intalniri de afaceri)
Functia de asistare directa a managementului 10 Prezentare pe suport de curs Explicarea termenului
Sedinte. Consfatuiri. Intalniri de lucruMinuta si rolul ei – instructorul prezinta partea teoretica 25 Prezentare pe suport de curs.Activitate practica Participantii vor urmari sectiunea aceasta care se refera la tehnica in comunicare unde se vor enumera pasii necesari stabilirii unei sedinte si vor exersa intocmirea minutei sedintei 
Patru pasi care te ajuta sa fii remarcabil in meserie 60 Film,AtelierDiscutii de grup Identificarea modalitatilor de aplicare a celor patru concepte prezentate in film la locul de munca a fiecarui participant
Feng Shui de birou 20  Prezentare pe suport de curs Sfaturi utile pentru amenajarea spatiului de lucru si discutii libere pe aceasta tema
Intrebari si raspunsuri 20 Raspunsuri individuale Fiecare participant va raspunde la cate o intrebare referitoare la domeniul de activitate
Inchiderea sesiunii si completarea chestionarelor de evaluare 15  Chestionar Participantii vor completa chestionarele de evaluare